EUCでトータルコストセービング

ExamplesOfEUC

EUCの例

 実務当事者にとって、業務の無駄な部分や同じことを何度も繰り返さねばならないことがあっても、業務を合理化するようなシステム化を進めることは なかなか難しいのが実情です。

  • 具体的にどのように合理化すればよいのか? 
  • 大がかりなITシステムを提案しようと思っても、本当に提案するだけの価値があるものなのかどうか? 
  • 提案するにあたって 投資を承認してもらう為の説明をどのようにおこなえば良いか? 

 ITシステム部門からは 『仕様を明確にしてほしい』 と言われますが、それが一番難しい。
実務当事者はITのエキスパートではなくて、逆に ITシステム部門の人は実務のことをほとんど知らない・・・これでは駄目で、普通ならばITシステム部門の人に実務を良く知るよう指示がでるのかもしれません。

 会社としては どの部門の人が実行しても構わないから 実務の無駄を省いて合理化を推進してほしいのですが、放っておいたらなにも進まないのが普通です。

 そこで いきなりシステムの仕様を検討するのではなく、現場で問題となっている「無駄」を解決できるようなツールを作って、使ってみて、その結果でシステム仕様と効果を評価する…『プロトタイプツールの開発による合理化の推進』 という方法があります。

 これは とにかく今現在手作業で行っていて 何度も繰り返し行わねばならない作業(すなわち「無駄」)を改善するPCツールを作り、それをつくることで 当事者部門の人達が表現できない『仕様』を システム開発部門の人が『仕様』として認識して、仕様書を作り上げていく方法です。

 「プロトタイプツール」を作って評価しているうちに、外部の要因が変わって 問題が解決されることもあります。

 ここに記載した「例」は 私が過去に「現場」のスタッフとして、「現場」の業務合理化を目的として実施したEUCの例をご紹介いたします。その例の中に、大規模なITシステムの問題対処の方法や、ITシステムの仕様策定の合理的な手法をみることができると思います。

例:報告書システムのフォーマット変換

 J-SOXの内部統制の報告書は 会社として統一した手順やフォーマットを細かく定めるので、製造や販売を行う現場では 手順や内容の漏れや逸脱がないようにせねばならないことと、そのための労力を少しでも軽減させる為に文書作成支援システムを導入することにしましたが、そのシステムで会社が定めたフォーマットの文書を作成するようにカスタマイズするのは莫大な費用と時間が必要でした。

 また、会社が定めたフォーマットについても、いつ変わるか分からない状況なので、いきなり高い開発費と時間をかけてフォーマットの修正に対応することは得策ではないので、そのシステムが標準で出力できるExcelの2つのデータから 会社が定めた4つのファイルを生成するコンバージョンツール(DMJSD3.exe)を作って凌ぐことにしました。

 2つのExcelデータから ExcelやWordの4つの文書への変換を行うだけなので、片手間の仕事で2週間ほどで運用を開始し、その後 1度会社のフォーマットが大幅に変更、小変更は毎年続きましたが、小規模なツールの修正なので、大幅なフォーマット変更にも短時間の対応で片付いています。

DMJSD3.exe 使用例の動画

例:輸出業務の合理化

 輸出を請け負う部門では 出荷確認としてInvoiceやAir Way Bill などの書類と 委託された出荷内容との照合や 出荷実績の一覧表へのまとめや、出荷先への荷主からの請求資料のまとめなどの多くの業務があります。それらの業務は ほとんど荷主のITシステムを中心に作業せねばならないのですが、荷主のシステムは 輸出のすべてを外部へ業務委託しているので、輸出実務に必要なデータ作成や集計の機能がありません。
 そこで、荷主のITシステムの改修による効果を測る為に、それらの業務の流れを整理して、重複する集計作業を省き、更に 一覧表の手入力をデータ連携やPDFファイルの自動読込で機械化することで、漏れや誤記入を失くし、業務の合理化を実現するプロトタイプツールを作成して運用を開始し、その効果が実証できました。 
プロトタイプシステム図

例:ISO対応の文書発行・管理DB

 ISO 9001や14001では文書の管理が必要ですが、実務者に負荷をかけずに文書の承認のワークフローを実施できて、管理できる様にするDBシステムをご紹介します。
 このシステムは、いきなり大規模なDBシステムを導入することのリスクが高いときにプロトタイプツールとして作成したもので、作成が2004年と古いのですが、カスタマイズも容易なことから 或る事情で使用を中止するまでの間 評判良く使われていました。
 起動ファイルが DDM3.exe という名前で、利用者のネットワークへのログイン情報を事前に登録して、アクセス制限や承認権限等の設定を行います。 SMTPサーバーが利用できるならば 承認申請メールを発行できるようになります。

DDM3.exe 紹介の動画

例:WEB文書管理DB

 先のDDM3.exeは イントラネット上で利用するアプリケーションですが、こちらは運用しているWebサーバーを利用して インターネットで利用できる文書管理システムです。
 PHPとMySQLが利用できることが必要です(レンタルサーバーならほとんどが利用できると思います)。
 アクセス権管理、文書分類、世代管理、文書承認のワークフロー等のルーチンを既に用意しています。特殊な管理を行いたい場合でも、PHPで簡単に機能追加ができます。

会員サイトに、評価用のページと 構築手順説明のページを用意しています。




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